La decisión de adquirir una herramienta ERP como SAP Business One inicia con la necesidad de organizar y establecer procesos que faciliten la operación de las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) en sectores como ventas al menudeo y fabricación. El objetivo es optimizar y agilizar las necesidades del cliente interno y externo, reduciendo gastos y aumentando ingresos. Sin embargo, a pesar de las altas expectativas y las fuertes inversiones en la adquisición de estos sistemas, las implementaciones no siempre resultan exitosas. Un factor clave es la falta de inversión en la capacitación del personal, lo cual es crucial para el éxito del proyecto.
A continuación, expongo 7 puntos clave que deben ser evaluados antes o durante una implementación para aumentar las probabilidades de éxito:
1. Acompañamiento continuo
Más allá de la capacitación inicial, es fundamental ofrecer un acompañamiento continuo a los usuarios. Esto puede incluir sesiones de seguimiento, resolución de dudas en tiempo real y asistencia técnica constante para asegurar que los empleados puedan utilizar la herramienta de manera eficiente y resolver cualquier inconveniente rápidamente.
2. Proyectos liderados únicamente por IT
No se debe dejar la responsabilidad de estos proyectos únicamente a IT. Es crucial trabajar en equipo con los departamentos financiero, administrativo y comercial de la empresa para asegurarse de que todas las necesidades sean cubiertas y los procesos mejorados.
3. Asignar a un responsable del proyecto
Regularmente, se asigna la tarea de liderar la implementación a un líder tecnológico, lo cual no siempre es la mejor opción. La plataforma ERP tiene un enfoque financiero, operativo y comercial que permite a los dueños de negocio tomar decisiones basadas en información recopilada desde la propia herramienta. Por ello, es fundamental elegir a un responsable que tenga conocimiento integral del negocio.
4. Capacitación del personal
Una de las mayores deficiencias en las implementaciones es la falta de inversión en la capacitación del personal. Es vital asegurarse de que los usuarios comprendan y se sientan cómodos con la nueva herramienta. Propongo la creación de una intranet de e-learning, que proporcione recursos de capacitación accesibles y personalizados para cada usuario, además del acompañamiento personal durante el proceso de aprendizaje.
5. Cambios en los procesos
Un error común es querer forzar a la herramienta a que se adapte a procesos actuales, que son antiguos y no permiten aprovechar las mejores prácticas a nivel mundial. Es importante estar abiertos a modificar los procesos internos para alinearse con las prácticas que estas herramientas ofrecen y así obtener el máximo beneficio de la tecnología.
6. Medición de la productividad
SAP Business One permite medir la productividad gracias a su capacidad de generar logs de auditoría de cada transacción. Sin embargo, la cultura empresarial de las PYMEs no acostumbra a medir la productividad de manera constante, lo que puede afectar negativamente la implementación. Establecer métricas y auditorías continuas es esencial para mejorar la operación.
7. Resistencia al cambio
La resistencia al cambio es un gran obstáculo en la implementación de nuevas herramientas. Es esencial crear una cultura de cambio donde los colaboradores se sientan parte del proceso de mejora y adaptación a nuevas tecnologías.
Tengamos claro que la decisión de adquirir una herramienta ERP cómo SAP Business One es un paso importante hacia la optimización y organización de los procesos clave de las PYMEs. Sin embargo, para que la implementación sea exitosa, es crucial tener un proyecto bien organizado que involucre a todas las áreas del negocio, invertir en la capacitación y acompañamiento del personal y estar abiertos al cambio. Solo así se podrán maximizar los beneficios que esta potente herramienta puede ofrecer.
