El poder de las listas de verificación

En la era moderna, sabemos más que nunca y la información nunca ha estado tan disponible.

Sin embargo, individuos y organizaciones a menudo fallan en cumplir con la promesa de todo este conocimiento. De hecho, a menudo somos víctimas y arquitectos de exhibiciones impactantes de incompetencia al entregar lo prometido, o al olvidar cosas rutinarias que no deberían pasarse por alto.

¿Por qué existe tan a menudo esta discrepancia entre el potencial y la aplicación?

A medida que nuestro conocimiento sobre el mundo aumenta, también lo hace su complejidad. Y a medida que la complejidad aumenta, también lo hacen las oportunidades de fracaso.

La medicina es un gran ejemplo de cómo nuestro conocimiento aumentado ha mejorado las cosas, pero también las ha hecho más complejas, con más posibilidades de problemas. Antes de mediados del siglo XX, la medicina era bastante simple. No había mucha especialización; cuando ibas al hospital, generalmente había un médico y algunas enfermeras generales supervisando tu cuidado.

Ahora, cuando vas al hospital, puedes tener varios equipos cuidándote. Enfermeras, técnicos de enfermería, radiólogos, dietistas, oncólogos, cardiólogos, etc. Todos ellos tienen el conocimiento para brindar atención médica de primera, y sin embargo, los estudios muestran que los fallos son comunes, a menudo debido a la pura ineptitud. Por ejemplo, el 30% de los pacientes que sufren un derrame cerebral reciben cuidados incompletos o inapropiados de sus médicos, al igual que el 45% de los pacientes con asma y el 60% de los pacientes con neumonía.

No es la ignorancia o la mala intención lo que causa estos fallos. El conocimiento abunda entre nuestros profesionales de la salud. El problema es que, debido a que la medicina es más sofisticada y especializada, aplicar ese conocimiento correctamente entre varios equipos es más difícil. Hay múltiples corrientes de información para recordar y gestionar.

Y lo trágico es que a menudo son las cosas “estúpidamente” simples las que matan a las personas o las mantienen en el hospital más tiempo del necesario. Conozco a alguien que terminó en el hospital durante dos semanas porque recibió el medicamento cardíaco equivocado. El problema fue, en última instancia, uno de mala comunicación, algo básico que uno pensaría que está garantizado, considerando que los hospitales pueden trasplantar rostros humanos y demás.

Este no es un problema único de la medicina, por supuesto. Existe en casi todos los ámbitos de la vida, ya sea en los negocios, la ciencia o incluso en las tareas domésticas o en el coche. Cada vez más, nuestro trabajo requiere coordinar diferentes equipos para completar una tarea. Si trabajas para una gran corporación, probablemente colaboras con un montón de personas para completar un proyecto. Y, al igual que en medicina, probablemente has visto proyectos retrasarse o incluso fallar no por falta de conocimiento, sino debido a una ineptitud desconcertante.

La esencia de este problema es que, mientras el mundo a nuestro alrededor se vuelve cada vez más complejo, seguimos atrapados con un cerebro que no ha cambiado mucho en 100,000 años. Claro, hemos descubierto formas de descargar el almacenamiento de memoria en libros y computadoras para poder saber más; simplemente no hemos descubierto una buena manera de superar nuestros sesgos evolucionados, defectos cognitivos y olvidos intrínsecos. Y así, a pesar de poseer un cerebro lleno de más y más conocimiento, seguimos cometiendo errores estúpidos.

Pero, ¿y si hubiera una herramienta que nos ayudara a evitar la mala aplicación del conocimiento y a superar los defectos cognitivos de la misma manera que el almacenamiento de datos nos ha ayudado a estar más informados?

Bueno, hay una, y probablemente la hayas usado hoy.

La humilde lista de verificación.

El poder de las listas de verificación en acción

Cuando escuchas la palabra “lista de verificación”, probablemente piensas en tu lista de tareas diaria/semanal. Con una lista de tareas, escribes tus tareas más urgentes y trabajas en ellas. A medida que tachas algunas cosas, agregas nuevas tareas a la lista.

Las listas de tareas son definitivamente increíbles para hacer cosas, pero también hay otro tipo de lista de verificación, lo que yo llamo la “lista de verificación de rutina”. Con una lista de verificación de rutina, escribes todos los pasos/tareas necesarios para completar un cierto proyecto o proceso. La lista de tareas nunca cambia. Usas la misma lista de verificación una y otra vez, cada vez que haces ese proceso/proyecto en particular.

Aunque la lista de verificación pueda sonar, bueno, terriblemente rutinaria, es una herramienta que realmente puede ayudarte a sobrevivir y prosperar en nuestro mundo moderno y complejo. ¿No me crees? Aquí hay solo dos de los muchos ejemplos que el cirujano y autor Atul Gawande destaca en su libro, The Checklist Manifesto, que demuestran el sorprendente poder de las listas de verificación:

Bombarderos B-17. Probablemente estés familiarizado con el icónico Bombardero B-17 “Fortaleza Volante”. Pero, ¿sabías que si no fuera por una simple lista de verificación, nunca habría ganado su renombre en la Segunda Guerra Mundial? En la década de 1930, el Cuerpo Aéreo del Ejército de EE. UU. realizó una competencia para que los fabricantes de aviones compitieran por un contrato para construir el próximo bombardero de largo alcance del ejército. Boeing produjo un avión que podía llevar cinco veces más bombas de lo que el ejército solicitaba, y volaba más rápido y más lejos que los bombarderos anteriores. El día que Boeing demostró su Fortaleza Volante, el avión despegó de la pista, se estancó a 300 pies y luego se estrelló en una explosión ardiente.

Los investigadores descubrieron que el accidente no fue causado por un fallo mecánico, sino por un error del piloto. El problema era que, aunque el nuevo bombardero podía llevar más y volar más rápido y más lejos que cualquier otro bombardero en la historia, también era un avión extremadamente complejo de operar. Para volarlo, un piloto tenía que prestar atención a cuatro motores diferentes, tren de aterrizaje retráctil, flaps de ala, trim tabs eléctricos y mucho, mucho más. Debido a que el piloto estaba tan ocupado con todos estos sistemas diferentes, olvidó liberar un nuevo mecanismo de bloqueo en los controles de elevador y timón. Pasar por alto algo tan simple mató a los dos hombres al mando.

El Cuerpo Aéreo concluyó que el modelo de Boeing era simplemente demasiado complejo para que los pilotos lo operaran y, por lo tanto, otorgó el contrato para construir sus bombarderos de largo alcance a otra empresa.

Pero el ejército todavía compró algunos Boeings para experimentar con ellos. Algunos pilotos de prueba creían que el bombardero de Boeing era un avión de guerra mucho más efectivo y se reunieron para descubrir cómo podrían lograr que los pilotos lo volaran. En lugar de requerir más capacitación, los pilotos de prueba implementaron una simple lista de verificación previa al vuelo. Enumeraba todas las tareas básicas necesarias para volar el avión con éxito, como verificar si los interruptores de la batería y la radio estaban encendidos antes del despegue. Al implementar la lista de verificación, los pilotos volaron el bombardero Boeing 1.8 millones de millas sin un solo accidente. Gracias a una lista de verificación «estúpidamente» simple, el ejército terminó ordenando trece mil bombarderos Boeing y el B-17 se elevó en los anales de la historia de la guerra.

Construcción. Tómate un momento para pensar en la complejidad de construir un imponente rascacielos comercial. Equipos de contratistas y subcontratistas trabajan en diferentes partes del edificio en diferentes momentos y se necesitan cientos de especialistas para hacer el trabajo: ingenieros de todo tipo, electricistas, fontaneros, carpinteros, instaladores de ascensores, excavadores, instaladores de ventanas, expertos en medio ambiente, expertos en seguridad, geólogos, hormigoneros, fabricantes de acero, la lista continúa.

Sin embargo, a pesar de la complejidad de la construcción moderna, las empresas están construyendo edificios más grandes más rápido que nunca con una tasa anual de fallas estructurales de menos del 0.00002 por ciento.

Cómo?

Listas de verificación, por supuesto.

Cada trabajo de construcción comienza con una extensa lista de verificación de tareas que deben realizarse, y cada tarea tiene una fecha límite correspondiente. Aunque esa lista de tareas juega un papel importante para asegurarse de que las cosas se hagan, también se utiliza una lista de verificación igualmente valiosa. Denominada «calendario de entregas», se centra en la comunicación. El calendario de entregas detalla qué gerentes de proyecto necesitan hablar con qué otros gerentes de proyecto durante una fase específica y sobre un proceso específico. El propósito del calendario de entregas es lograr que equipos que trabajan en proyectos diferentes pero interdependientes se conecten regularmente para discutir posibles puntos de fricción. Por ejemplo, podría haber un elemento en la lista de verificación para que carpinteros y plomeros se reúnan en un momento específico para discutir su progreso en sus respectivas tareas. Tal vez haya surgido un problema con las tuberías que afecta cuándo los carpinteros pueden comenzar su trabajo, pero quizás haya algo que los carpinteros puedan hacer para ayudar a los plomeros. El truco está en mantenerse informados para que cada equipo respectivo pueda manejar estos «desconocidos conocidos» de manera rápida y efectiva. Una vez que los equipos hablan, marcan la tarea de comunicación como completada y continúan con su trabajo.

La construcción moderna es un ejemplo perfecto de cómo las listas de verificación pueden ayudarnos a manejar la complejidad de la vida moderna. En el mundo complejo e interdependiente de hoy, la falta de comunicación es la causa de la mayoría de nuestra ineptitud. Diferentes personas o equipos tienen diferentes bits de conocimiento para completar un proyecto, pero la falta de comunicar esa información entre los diversos grupos e individuos puede causar grandes fallos que conducen a retrasos o al fracaso absoluto.

Beneficios de las listas de verificación

Todos saben por qué las listas de tareas pendientes son tan útiles: ayudan a hacer las cosas. Pero también hay beneficios particulares de las listas de verificación rutinarias que las han hecho una herramienta efectiva para navegar sistemas complejos. Aquí hay 4 de ellos:

1. Las listas de verificación verifican que se haga lo mínimo necesario. Con la creciente complejidad, surge la tentación de omitir las cosas simples y estúpidas y en su lugar centrarse en las partes «sexys» del trabajo y la vida de uno. Debido a que las cosas simples y estúpidas son tan estúpidas y simples, a menudo nos engañamos pensando que no son importantes en el gran esquema de las cosas. Pero como hemos visto, a menudo son nuestras tareas más básicas las que pueden marcar la diferencia entre el éxito y el desastre.

Las listas de verificación actúan como un cheque contra nuestro ego y nos recuerdan asegurarnos de que se hagan las cosas estúpidas, simples, pero absolutamente necesarias.

2. Las listas de verificación liberan RAM mental. A menudo, las personas se resisten a usar una lista de verificación porque se siente restrictivo. Quieren ser flexibles y creativos, y la lista de verificación parece quitarles autonomía. Por esta razón, implementar listas de verificación entre cirujanos ha demostrado ser difícil, incluso cuando los estudios muestran que las listas de verificación reducen drásticamente el número de errores prevenibles y potencialmente mortales. Los cirujanos sienten que su trabajo requiere un juicio intuitivo que nace de años de entrenamiento y experiencia y no se puede reducir a una simple lista de verificación.

Lo que estos cirujanos obstinados no ven es que las listas de verificación les proporcionan más libertad para ejercer su juicio profesional. No tienen que pensar en recordar hacer las cosas simples y estúpidas porque hay una lista de verificación para eso. Liberar la necesidad de recordar tareas básicas libera al cerebro para concentrarse en lo importante. Para los cirujanos, esto significa que les queda más RAM mental para concentrarse en manejar problemas imprevistos que a menudo surgen cuando estás abriendo a alguien.

Las listas de verificación no reemplazan el juicio, lo mejoran.

3. Las listas de verificación inculcan disciplina. Las listas de verificación continúan desempeñando un papel vital en la aviación. Cada vez que los pilotos y copilotos despegan y aterrizan, repasan verbalmente una lista de verificación. Mucho de lo que revisan es, por supuesto, cosas simples y estúpidas, pero son cosas simples y estúpidas importantes. Cuando eres responsable de las vidas de 120 pasajeros, debes tener la disciplina para asegurarte de hacer incluso las cosas pequeñas bien. Si alguna vez hay un incidente en el aire, los investigadores volverán para ver si el piloto y el copiloto repasaron la lista de verificación. No hay trampas con ella. O lo hiciste o no lo hiciste.

Debido a que las listas de verificación proporcionan una respuesta binaria de sí/no, inculcan disciplina en la persona que la usa. La investigación muestra que darle a alguien una lista de verificación para una tarea aumenta sus posibilidades de completarla. Hay algo en tener una lista de verificación que incita a las personas a hacer las cosas. Quizás sea la oleada de dopamina que viene con marcar algo como hecho, o la concreción que proporcionan las listas de verificación, o una combinación de ambas.

4. Las listas de verificación ahorran tiempo. Una queja común sobre las listas de verificación es que llevan demasiado tiempo para repasar. Pero repasar una lista de verificación no tiene por qué llevar mucho tiempo, y la investigación muestra que hacerlo en realidad le ahorrará tiempo a largo plazo. Debido a que las listas de verificación pueden prevenir errores causados ​​por omitir pasos básicos, pasa menos tiempo corrigiendo errores y más tiempo haciendo trabajo constructivo.

Cómo hacer una lista de verificación efectiva

Simplemente hacer una lista de los pasos involucrados en una tarea determinada no convierte en efectiva a una lista de verificación. Aquí hay algunos consejos del Manifiesto de la Lista de Verificación para ayudarlo a crear una lista de verificación verdaderamente útil:

1. Investiga tus fracasos y busca «elementos asesinos». Examina tu trabajo o incluso tu vida personal. ¿Eres menos productivo en el trabajo de lo que te gustaría? ¿La casa siempre parece un desastre? Investiga por qué no estás obteniendo los resultados que deseas. Busca puntos de fallo o fricción en las tareas que realizas rutinariamente. Estos puntos de fallo o fricción servirán como base para tu lista de verificación.
2. Concéntrate solo en las cosas esenciales «estúpidas» que a menudo se pasan por alto u omiten. No necesitas una lista de verificación que enumere cada paso único sobre cómo completar una tarea. Eso hace inútil a una lista de verificación. En su lugar, solo concéntrate en anotar las cosas «estúpidas» pero esenciales que frecuentemente pasas por alto. Tu lista de verificación no debe tener más de 9 elementos. Cuanto más corta, mejor.
3. Decide si necesitas una lista de verificación de «comunicación». La mayoría de las listas de verificación probablemente sean procedimentales (describen cosas que debes hacer), pero algunas tareas o proyectos son tan complejos que comunicarse con otros se vuelve vital para manejar todas las piezas móviles. En tal caso, crea una lista de verificación de comunicación dedicada y asegúrate de que incluya quién necesita hablar con quién, cuándo y sobre qué.
4. Decide si tu lista de verificación será de «HACER-CONFIRMAR» o de «LEER-HACER». Con las listas de verificación de HACER-CONFIRMAR, haces tu trabajo de memoria y experiencia, pero luego, en un cierto punto, te detienes para repasar tu lista y verificar que hiciste todo.

Las listas de verificación de LEER-HACER requieren que leas y realices una tarea en la lista de verificación antes de poder pasar a la siguiente tarea.

Si necesitas más flexibilidad, elige HACER-CONFIRMAR; si necesitas más exactitud, ve con LEER-HACER.

5. Prueba tu lista de verificación en el mundo real y refínala según sea necesario. Si todavía estás experimentando los mismos fracasos o si la lista de verificación hace que el trabajo sea engorroso al punto de que se convierte en un obstáculo, entonces necesitas refinar tu lista de verificación.

Ejemplos de listas de verificación de mi propia vida

Si te gusta la idea de usar más listas de verificación en tu vida, pero no estás seguro de dónde aplicarlas, aquí hay algunos ejemplos de cómo he usado personalmente esta herramienta que, con suerte, te harán pensar en dónde podrías emplearlas tú mismo:

Exámenes de la facultad de derecho. Descubrí el poder de las listas de verificación para manejar problemas complejos mientras estaba en la facultad de derecho. En una clase de derecho, un único examen de ensayo de tres horas de duración determina tu calificación final. Te presentan una o dos situaciones hipotéticas complejas y debes identificar y analizar todos los problemas legales en ellas. Para sobresalir en los exámenes de derecho, no basta con conocer la ley. Debes ser hábil en aplicarla a diferentes escenarios legales.

La forma en que me preparaba para estas pruebas era hacer muchos exámenes de práctica bajo las mismas restricciones de tiempo que el trato real. Los profesores a menudo publican sus exámenes de derecho antiguos en línea, así que los usaba. La parte más importante de estas sesiones de práctica era la revisión posterior. Compararía mi respuesta con la clave de respuestas del profesor. Esto me permitía ver qué problemas me había perdido y cualquier análisis que olvidé incluir. Después de dos o tres exámenes de práctica, comencé a ver patrones en mis fracasos. Cometería los mismos errores una y otra vez, y a menudo se debía a pasar por alto cosas estúpidas.

Así que hice una lista de verificación para mí mismo para repasar después de completar cada pregunta de ensayo para asegurarme de cubrir esos problemas que seguían apareciendo en mis sesiones de práctica. Probaría mis listas de verificación en otros exámenes de práctica y las refinaría según fuera necesario. Al llegar el momento del examen real, siempre terminaba atrapando algo que me perdí al repasar mi lista de verificación.

Grabar videos de YouTube. En los últimos años, he trabajado con Jordan Crowder para producir más contenido en video para nuestro canal de YouTube. Mientras Jordan edita y filma muchos de nuestros videos, a veces filmo yo mismo y luego le envío las imágenes para editar. A lo largo de los años, me he encontrado con algunos problemas regulares que han estropeado el proceso de filmación. Son cosas estúpidas y simples que simplemente olvido. Así que me hice una lista de verificación de LEER-HACER de cosas que necesito hacer antes de comenzar a grabar, y me ha ahorrado muchísimo tiempo:

• Verificar si la batería de la cámara está completamente cargada y si has empacado una batería extra completamente cargada.
• Verificar si has empacado micrófonos inalámbricos y que la batería esté completamente cargada. Revisar las pilas AA de respaldo.
• Verificar si la tarjeta SD está en la cámara. Verificar que has empacado una tarjeta SD extra.
• Hacer una prueba de sonido en el micrófono inalámbrico antes de comenzar a grabar.
• Asegurarse de que toda la música de fondo esté apagada.

Lista de verificación para viajes. También tengo una lista de verificación que uso antes de salir en un viaje prolongado. Es una especie de combinación de una lista de tareas pendientes y una lista de rutina. Son cosas que necesito hacer, pero uso la misma lista cada vez. Y es una lista de verificación de HACER-CONFIRMAR: hago mi preparación de memoria pero luego reviso la lista antes de salir para verificar que me ocupé de todo lo esencial. Estas son las cosas que más me ha costado recordar en el pasado, así que están en mi lista:

• Pedirle a un vecino que recoja el correo y el periódico.
• Si el vecino no puede recoger el correo, poner una retención en el correo y el periódico.
• Poner mensajes de ausencia en el correo electrónico.
• Sacar dinero.
• Empacar.
• Cerrar puertas con llave.
• Apagar la calefacción/aire acondicionado.
• Activar la alarma.
• Verificar si todos tienen su identificación para el aeropuerto.
• Llevar el cargador del teléfono.

Listas de verificación mentales para mejorar el pensamiento. Charlie Munger, vicepresidente de Berkshire Hathaway, utiliza una lista de verificación mental de sesgos y fallos cognitivos que revisa antes de tomar cualquier decisión importante para asegurarse de que está pensando claramente sobre ella. Repasa la lista y se pregunta si alguno de estos sesgos está nublando su pensamiento y qué puede hacer para mitigarlo. Desde que aprendí sobre esto, he intentado usar algo similar en mi vida. La elaboración de esta lista todavía es un trabajo en progreso para mí, pero esto es lo que tengo hasta ahora:

• ¿Estoy tomando esta decisión debido a la falacia de costo hundido?
• ¿La persona que me está recomendando un curso de acción tiene un sesgo egoísta no intencionado al hacer esa recomendación? (por ejemplo, «Nunca preguntes a un barbero si necesitas un corte de pelo»).
• ¿Estoy tomando esta decisión debido a un sesgo de confirmación?
• ¿Mi juicio sobre el comportamiento de alguien se debe al error de atribución fundamental?
• ¿Estoy anclándome en un rasgo particularmente atractivo de algo que me hace ignorar los rasgos malos?
• ¿Me estoy engañando a mí mismo pensando que no puedo engañarme?
• ¿He distorsionado mi memoria de lo que sucedió para que encaje más ordenadamente en una narrativa?
• ¿La falacia del jugador está influyendo en mi decisión?
• ¿La disonancia cognitiva me está llevando a racionalizar y excusar mis errores?

(Si te interesa qué significan algunos de estos términos, «You Are Not So Smart» de David McRaney es un buen punto de partida.)

Además de los ejemplos anteriores, estoy tratando de desarrollar más listas de verificación para mi trabajo y vida personal. He observado algunos puntos recurrentes de fricción que ocurren a lo largo del día y he estado experimentando si una lista de verificación puede ayudar con ello. Mi desafío para ti esta semana es que mires tu propia vida y veas si hay áreas donde una lista de verificación podría ser útil. ¡No es una herramienta atractiva, pero sí una poderosa!