SAP Business One permite controlar la gestión real de artículos de inventario en bodega (en stock), además de controlar la gestión del stock que considera disponible.
Veamos la siguiente formula:
Disponible = (En stock – Comprometido + Pedido)
En stock (en bodega / Inmediato / Disponible)
Pedidos de venta: PV / Solicitud de servicio / (llamado por Sap Business One: Comprometido)
Pedidos / Órdenes de compra: OC / Órdenes de fabricación: OF (llamado por SAP Business One: Pedido)
Debemos tener en cuenta que cuando creamos un pedido de venta, el sistema no mostrará el aviso de stock insuficiente cuando la cantidad de pedido supera la cantidad en stock, sino únicamente cuando se supera la cantidad Disponible.
Posibles errores en el manejo del inventario:
Cuando se maneja el inventario en disponible solamente y no el inventario de stock, se produce el siguiente escenario: Se tiene la cantidad de inventario en stock, ejemplo 1000 unidades de XY producto, el ejecutivo de ventas A hace un pedido por 150 unidades, el ejecutivo de ventas B por 500 unidades, el ejecutivo de ventas C visualiza que en el inventario existen 1000 unidades en disponible, cierra un negocio y hace el pedido por las 1000 unidades.
¿Dónde esta el error?, se están vendiendo 560 unidades de más por lo cual a alguno de los clientes se les quedará mal en su entrega de pedido.
Cantidad ATP:
En las versiones más recientes de SAP Business One, encontramos el formulario que muestra un detalle de la disponibilidad de stock a fecha de entrega. El informe de Cantidad ATP (Available To Promise), nos muestra un detalle del stock solicitado (Ordenes de compra y OF’s) y Comprometido (Pedidos de venta) ordenado por fecha de entrega, de modo que la empresa puede saber, día a día, si dispone del stock necesario para servir los pedidos confirmados.
Por ejemplo:
Si vemos únicamente la ficha del artículo XY, vemos que hay 1000 unidades disponibles, con lo que podría parecer que podemos cumplir con nuestros plazos de entrega a clientes. Sin embargo, al abrir el formulario de Cantidad ATP, observamos que de las 1000 unidades disponibles, 100 nos deben llegar en fecha posterior al primer pedido de venta, con lo que no podríamos servir este pedido.
En la nomenclatura de SAP Business One, Pedido y Solicitado son términos equivalentes. El primero se utiliza en la ficha del artículo y el segundo en el informe ATP, pero ambos se refieren a la cantidad de stock en pedidos de compra y OF’s.
Para ingresar al reporte de Cantidad ATP, haga clic derecho en la ficha individual del artículo, en el maestro de artículos.
La solución al escenario que produce sobreventa
En el día a día de la operación se debe tener en cuanta que algunos usuarios crean pedidos y ordenes de fabricación que no cierran y que se encuentran en partidas abiertas, razón por la cual la cantidad disponible no es correcta.
En este escenario es necesario tener una depuración constante de todas las partidas abiertas de compra, de venta y ordenes de fabricación, esta información abierta afecta notablemente la disponibilidad, además del MRP y otros informes de SAP BO.
Es necesario siempre visualizar el informe ATP que permite al ejecutivo de ventas hacer una mejor negociación con el cliente.
Efecto de los Documento de Ventas en el inventario
La siguiente tabla ilustra el efecto de los documentos de ventas sobre el estatus del inventario.
| Transacción | En Stock | Comprometido | Solicitado | Disponible |
|---|---|---|---|---|
| Oferta/Cotización | ||||
| Pedido | + | – | ||
| Entrega para pedido | – | – | ||
| Entrega individual (sin ref. al pedido) | – | – | ||
| Lista de picking | ||||
| Factura cliente para entrega | ||||
| Factura cliente individual (sin ref. a pedido) | – | – | ||
| Factura reserva cliente pedido | ||||
| Factura reserva de cliente (sin ref. a pedido) | + | – | ||
| Entrega para factura de reserva de cliente | – | – | ||
| Devoluciones | + | + | ||
| Abono de clientes | + | + |
– indica disminución de cantidad
+ indica aumento de cantidad
Es posible colocar esta información visible en los documentos de marketing, agregando las columnas de: Solicitado, Comprometido, Disponible.
Explicando los efectos de los documentos de ventas en la cantidad del inventario y el libro mayor
Cada documento actualiza las cantidades en el inventario y el libro mayor de las siguientes formas.
- Un pedido de cliente afecta al importe de inventario comprometida a un cliente y, por tanto, a la cantidad en inventario disponible.
- Una entrega reduce el inventario comprometido y las cantidades en stock. Asimismo, afecta al libro mayor si SAP Business One gestiona el inventario permanente. En este caso, la entrega reducirá la valoración de inventario y contabilizará un costo de venta.
- Una factura de clientes/deudores creada sin hacer referencia a la entrega, también reducirá la cantidad en stock. Una factura de deudores crea siempre una transacción contable. Registra los ingresos y los impuestos, y actualiza las cuentas de clientes con un nuevo saldo pendiente.
- Una factura de clientes/deudores + pago reduce la cantidad en stock y registra ingresos e impuestos.
- La factura de reserva de clientes afecta al importe de inventario comprometida a un cliente y, por tanto, a la cantidad en inventario disponible. Este documento también crea una operación contable.
- Una devolución aumenta la cantidad en stock y actualiza las cuentas de inventario asociadas.
- Un abono de deudores aumenta los niveles de inventario disponible y crea transacciones contables. Abona las cuentas de cliente del libro mayor y corrige la cuenta de ingresos por la misma cantidad.
